Mandantenportal – Silke Katz Steuerberaterin

Unser Mandantenportal

So können Sie uns Belege und Dokumente bereitstellen

Dieser Abschnitt beschreibt nur die eigentliche Beleg-Aufnahme. Die Unterschiede zwischen Finanzbuchhaltung, Einkommensteuer etc. werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben. Insbesondere bei Aufnahmen mit dem Smartphone gilt:

Legen Sie den Beleg flach auf den Tisch,
… achten Sie auf eine gute und gleichmäßige Ausleuchtung (am besten bei Tageslicht, ohne Schatten und ohne Blitz), und
… nehmen Sie den Beleg senkrecht ??? von oben auf.
Nehmen Sie nach Möglichkeit in Schwarz-Weiß auf, Farbaufnahmen benötigen in der Regel nur unnötig Speicherplatz und Übertragungskapazität.
Bei langen Quittungen: nehmen Sie diese in mehreren Abschnitten auf, so dass jeder Abschnitt möglichst nicht mehr als 30 cm (die Höhe eines DIN-A4-Blattes) lang ist. Falten Sie den Beleg dafür in der Mitte, oder bei besonders langen Quittungen auch mehrfach.

Die Bedienung des Scanners unterscheidet sich je nach Smartphone-Hersteller, -Modell und Systemversion. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Anleitung konnten wir mit folgendem Vorgehen die besten Ergebnisse erzielen:

Auf dem iPhone:
- „Dokumente einscannen“
- wechseln Sie von „Automatisch“ zu „Manuell“
- Filter (drei Kreise): Schwarzweiß
- Seiten einzeln aufnehmen (jeweils mit Auslöser und „Behalten“)
- die Seiten können nachbearbeitet werden (unten links: drehen etc., „Fertig“)
- „Sichern“
- „Ziel wählen“
Unter Android:
- „Dokumente einscannen“
- Seite aufnehmen (automatisch oder per Auslöser) und jeweils „←“ für weitere Seiten
- die Seiten können nachbearbeitet werden (unten links: Filter S/W „Auf alle anwenden“; drehen etc., „Anwenden“)
- „Weiter“
- „Ziel wählen“

Bereitstellung von Belegen für die Finanzbuchhaltung bzw. den Jahresabschluss

Es stehen verschiedene Wege zur Verfügung:

Über den PC:
- auf dem Dashboard – Dateien auf den „Schnellupload“ ziehen und ablegen – „Ziel wählen“ – „Buchhaltungsbelege“ bzw. „Jahresabschlussbelege“ – „Ablageort wählen“ – Belegtyp angeben – „Ablageort wählen“
- im Fachbereich Finanzbuchhaltung bzw. Jahresabschluss – „Daten senden“ – Dateien auf den jeweiligen Belegtyp ziehen und ablegen
Über die Smartphone-App:
- auf dem Dashboard – „Dokumente einscannen“ (ganz unten) – Scannen wie im o.g. Abschnitt „Scannen mit dem Smartphone“ beschrieben – „Buchhaltungsbelege“ bzw. „Jahresabschlussbelege“ – „Ablageort wählen“ – Belegtyp angeben – „Ablageort wählen“
- im Fachbereich Finanzbuchhaltung bzw. Jahresabschluss – „Daten senden“ – Wolkensymbol (oben rechts) – Scannen wie im o.g. Abschnitt „Scannen mit dem Smartphone“ beschrieben – Belegtyp angeben – „Ablageort wählen“
Per Mail-Upload:
- Senden Sie Belege als Email-Anhang an die Email-Adresse, wie sie oben im Fachbereich unter „Daten senden“ angezeigt wird. Ein Tip: Nehmen Sie die Adressen in das Adressbuch auf (z.B. unter dem Namen des Belegtyps). Oder Sie nutzen andere Vereinfachungen für das Weiterleiten (z.B. bei Outlook: QuickSteps, bei Thunderbird: die Erweiterung „One-Click Forward“)

Im Einzelfall (bei sehr geringem Belegaufkommen) erfolgt die Bereitstellung u. U. etwas anders: als „Ziel“ wählen Sie „Sonstige Dokumente“, und als „Ablageort“ wählen Sie „Belege“ und dann den Belegtyp. Der Mail-Upload steht hier nicht zur Verfügung. Sobald alle Belege bereitgestellt sind: auf dem Dashboard „Buchhaltung abschließen“. Damit wird der Sachbearbeiter in der Kanzlei darüber informiert, dass Sie mit der Vorarbeit fertig sind.

Bereitstellung von Belegen für die Einkommensteuererklärung

Es stehen verschiedene Wege zur Verfügung:

Über den PC:
- auf dem Dashboard – Dateien auf den „Schnellupload“ ziehen und ablegen – „Ziel wählen“ – „Einkommensteuerbelege“ – „Ablageort wählen“ – Steuerjahr und Ordner angeben – „Ablageort wählen“
- im Fachbereich Einkommensteuer – „Daten senden“ – Jahr und Ordner angeben – „Hochladen“ – Dateien auf das Fenster ziehen und ablegen – „Weiter“ – „Upload starten“
Über die Smartphone-App:
- auf dem Dashboard – „Dokumente einscannen“ (ganz unten) – Scannen wie im o.g. Abschnitt „Scannen mit dem Smartphone“ beschrieben – „Einkommensteuerbelege“ – „Ablageort wählen“ – Steuerjahr und Ordner angeben – „Ablageort wählen“ – „Upload starten“
- im Fachbereich Einkommensteuer – „Daten senden“ – Jahr und Ordner angeben – Wolkensymbol (oben rechts) – Scannen wie im o.g. Abschnitt „Scannen mit dem Smartphone“ beschrieben – „Weiter“ – „Upload starten“

Sobald alle Belege bereitgestellt sind: im Fachbereich Einkommensteuer – „Daten senden“ – Jahr angeben – „Unterlagen bereitgestellt“ (PC) bzw. die doppelten Haken (Smartphone) oben rechts. Damit wird der Sachbearbeiter in der Kanzlei darüber informiert, dass Sie mit der Vorarbeit fertig sind.

Bereitstellung von Dokumenten für die Sachbearbeitung

Es stehen verschiedene Wege zur Verfügung:

Über den PC:
- auf dem Dashboard – Dateien auf den „Schnellupload“ ziehen und ablegen – „Ziel wählen“ – „Sonstige Dokumente“ – „Ablageort wählen“ – „Upload Mandantenportal“ – „Dokumente“ bzw. „Unterschriftenmappe“ – „Ablageort wählen“ – „Upload starten“
- im Fachbereich Dokumente – „Dokumentenarchiv“- „Hochladen“ – Dateien auf das Fenster ziehen und ablegen – „Ziel wählen“ – „Upload Mandantenportal“ – „Dokumente“ bzw. „Unterschriftenmappe“ – „Ablageort wählen“ – „Upload starten“
Über die Smartphone-App:
- auf dem Dashboard – „Dokumente einscannen“ (ganz unten) – Scannen wie im o.g. Abschnitt „Scannen mit dem Smartphone“ beschrieben – „Sonstige Dokumente“ – „Ablageort wählen“ – „Upload Mandantenportal“ – „Dokumente“ bzw. „Unterschriftenmappe“ – „Ablageort wählen“ – „Upload starten“
- im Fachbereich Dokumente – „Dokumentenarchiv“- Wolkensymbol (rechts oben) – „Daten senden“ – Jahr und Ordner angeben – Wolkensymbol (oben rechts) – Scannen wie im o.g. Abschnitt „Scannen mit dem Smartphone“ beschrieben – „Upload Mandantenportal“ – „Dokumente“ bzw. „Unterschriftenmappe“ – „Ablageort wählen“ – „Upload starten“

Die Kanzlei wird regelmäßig über eingehende Dokumente informiert.

So stellen wir Ihnen Auswertungen und andere Dokumente bereit

Auswertungen der Finanzbuchhaltung

Von uns im Rahmen der Finanzbuchhaltung erstellte Auswertungen, so wie Sie sie bereits in der Vergangenheit erhalten haben, finden Sie im Fachbereich „Finanzbuchhaltung“ unter dem Punkt „Weitere Auswertungen“ als PDF-Dokumente.

Zusätzlich werden wir Ihnen zukünftig unter „Auswertungen“ verschiedene Auswertungen dynamisch bereitstellen, und unter „Ein-Blick BWA“ die wichtigsten Kennzahlen mit der Möglichkeit, dort in die Details zu gehen.

Steuererklärungen und Jahresabschlüsse

Die von uns erstellten Steuererklärungen finden Sie in den Fachbereichen „Einkommensteuer“ (für die private Steuererklärung) und „Jahresabschluss“ (für alle gewerblichen Steuererklärungen), jeweils unter „Steuererklärungen“. Die von uns für den gewerblichen Bereich erstellten Jahresabschlüsse, Bilanzen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) werden im Fachbereich „Jahresabschluss“ unter „Jahresabschlüsse / EÜR“ abgelegt. Die Steuererklärungen dürfen wir erst nach Ihrer Prüfung und Freigabe an die Finanzbehörden übermitteln. Mit den meisten Mandanten haben wir eine Dauerfreigabe vereinbart; sollte diese nicht möglich oder gewünscht sein, wird im jeweiligen Fachbereich unter „Freigabe“ eine Aufgabe angelegt, unter der Sie die Steuererklärung einsehen und Ihre Zustimmung erklären können. Grundsätzlich werden Sie über bereitgestellte Auswertungen und Dokumente per Email informiert. Diese Email wird stündlich verschickt und dokumentiert die zwischenzeitlich angefallenen Änderungen; wenn keine Änderungen vorliegen gibt es auch keine Email. Zusätzlich wird in der Oberfläche der Fachbereich bzw. der Punkt „Freigabe“ markiert, wenn ein Dokument zur Freigabe eingestellt wurde; die übrigen Punkte werden nicht markiert.

Steuerbescheide

Die uns von der Finanzverwaltung übermittelten Steuer- und Vorauszahlungsbescheide reichen wir in den Fachbereichen „Einkommensteuer“ und „Jahresabschluss“ jeweils unter „Steuerbescheide / -vorauszahlungen“ an Sie weiter. Unser Schreiben mit Hinweisen zu Bescheiden und Bescheidprüfung finden Sie im jeweiligen „Schriftverkehr“.