Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und betrifft grundsätzlich jeden Unternehmer, der steuerlich relevante Unterlagen in elektronischer Form erstellt, verarbeitet oder aufbewahrt – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau kann diese Verfahrensdokumentation angefordert werden.
Der Umfang der Verfahrensdokumentation richtet sich nach Größe und Komplexität des Betriebs. Für einen Einzelunternehmer genügt in der Regel eine kurze, auf die tatsächlichen Abläufe beschränkte Beschreibung. Es geht nicht um ein umfangreiches Handbuch, sondern um eine nachvollziehbare Darstellung der wesentlichen Abläufe.
Betrachten Sie sie einfach als „Versicherung“, die unnötigen Stress und Folgekosten vermeiden kann.
Im Wesentlichen geht es hier um den „Lebenszyklus“ von Belegen, und um den Weg von Geldein- und -ausgängen:
Es handelt sich um eine Online-Plattform, die Sie durch die Erstellung der Verfahrensdokumentation leitet und anleitet. Das bringt einige Vorteile:
„Wir haben die Buchführung an den Steuerberater ausgelagert. Dann muss der Steuerberater die Verfahrensdokumentation erstellen.“
Nein. Der Steuerberater kann die Verfahrensdokumentation unterstützen oder mit Ihnen gemeinsam erstellen. Die Dokumentation muss jedoch die betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen beschreiben. Dazu gehören insbesondere die Entstehung, Erfassung, Ablage und Weitergabe steuerlich relevanter Unterlagen. Diese liegen außerhalb des Verantwortungs- und Kenntnisbereichs des Steuerberaters.
„Ich bin doch nur ein kleiner Betrieb.“
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation hängt grundsätzlich nicht von der Unternehmensgröße ab. Auch Einzelunternehmer, Freiberufler und Vereine erstellen, empfangen und speichern steuerlich relevante Unterlagen elektronisch und unterliegen damit den GoBD. Lediglich der Umfang der Dokumentation richtet sich nach Größe und Komplexität des Betriebs.
„Ich schreibe nur Rechnungen und reiche die Belege weiter.“
Gerade diese Abläufe sind Gegenstand der Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt beispielsweise, wie Rechnungen erstellt werden, wie Belege eingehen, wie sie gespeichert werden und wie sie an den Steuerberater übergeben werden.
„Ich bin Freiberufler und kein Unternehmen.“
Auch Freiberufler sind steuerlich Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts bzw. führen einen Betrieb im steuerlichen Sinn. Soweit steuerlich relevante Unterlagen elektronisch verarbeitet oder aufbewahrt werden, gelten die Anforderungen der GoBD ebenfalls.
„Für meinen Betrieb brauche ich doch ein 100-seitiges Handbuch.“
Nein. Die Verfahrensdokumentation muss angemessen sein. Bei einem kleinen Betrieb genügt häufig eine kurze Beschreibung der tatsächlichen Arbeitsabläufe auf wenigen Seiten. Entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter die Organisation der Beleg- und Datenverarbeitung nachvollziehen kann – von der Entstehung eines Belegs bis zu seiner Archivierung.
„Wenn ich einmal geprüft werde, kann ich die Verfahrensdokumentation doch immer noch erstellen.“
Eine nachträglich erstellte Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung des heutigen Zustands. Der Betriebsprüfer möchte aber die tatsächlich gelebten Abläufe im jeweiligen Prüfungszeitraum erfahren. Das lässt sich Jahre später häufig nicht mehr zuverlässig rekonstruieren.
Darüber hinaus ist auch eine elektronische Kasse Bestandteil der Verfahrensdokumentation; bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau kann auch diese Dokumentation angefordert werden.
Zudem dient die Verfahrensdokumentation nicht nur der Finanzverwaltung, sondern auch dem Unternehmen selbst: Sie schafft Transparenz über die eigenen Abläufe und hilft, Fehler und organisatorische Schwachstellen zu vermeiden.
„Ich habe dafür keine Zeit.“
Eine Verfahrensdokumentation muss nicht an einem Wochenende fertiggestellt werden. Gerade in kleineren Betrieben empfiehlt es sich, die Dokumentation Schritt für Schritt zu erstellen.
Oft genügt es, jede Woche etwa 30 Minuten für ein einzelnes Thema einzuplanen – beispielsweise die Erstellung von Ausgangsrechnungen, den Umgang mit Eingangsrechnungen, die Erfassung von Bar- und Bankzahlungen oder das Scannen und Archivieren von Belegen. So entsteht innerhalb weniger Wochen eine vollständige und praxisgerechte Verfahrensdokumentation, ohne den laufenden Betrieb wesentlich zu belasten.
Anschließend sind nur noch Anpassungen erforderlich, wenn sich die betrieblichen Abläufe ändern.
„Eine Verfahrensdokumentation kann ich mir nicht leisten“
Wenn es um die monatliche Rate geht: Es gibt außer Edocu natürlich weitere Online-Portale, mit denen Unternehmen ihre Verfahrensdokumentation erstellen können.
Sie finden im Internet auch umfangreiche Mustervorlagen, z.B. eine Vorlage der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Version 1.0 vom 19.10.2015, im PDF- und Word-Format, unter www.awv-net.de, Suche: Musterverfahrensdokumentation) oder von der Bundessteuerberaterkammer (Version 2.1 vom 27.01.2026, im PDF-Format, unter www.bstbk.de, Suche: Ersetzendes Scannen).
Sofern Sie keine dieser Vorlagen nutzen möchten, empfehlen wir mindestens die nachfolgend dargestellten Punkte zu dokumentieren; den o. g. Mustervorlagen können Sie hierzu Hinweise entnehmen:
Für welche Variante Sie sich auch entscheiden: wir empfehlen in jedem Fall die Erstellung einer angemessenen Dokumentation.
