Kassenführung – Silke Katz Steuerberaterin

Kassenführung im Wandel

Wer Bargeld einnimmt, muss sämtliche Einnahmen und Ausgaben vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar erfassen. Derzeit besteht die Wahl zwischen offener Ladenkasse und elektronischer Registrierkasse.

Seit dem 7. August 2026 liegt außerdem ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor, der für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz eine Kassenpflicht vorsieht, d. h. die Pflicht zur Führung einer elektronischen Kasse (statt einer offenen Ladenkasse).

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DATEV MeinFiskal
(für bargeldintensive Untern.)
Referentenentwurf vom 07.08.2026
Reaktion des DStV

Was zählt für die Umsatzgrenze? Der gesamte Umsatz – also auch Rechnungsumsätze, die per Überweisung oder Lastschrift bezahlt werden. Ein Betrieb kann deshalb allein über unbare Umsätze in die Kassenpflicht geraten, obwohl er nur wenig Bargeld einnimmt.
Beispiel: 80.000 € Überweisungen/Lastschriften + 15.000 € Debit-/Kreditkarten + 10.000 € bar = 105.000 € Gesamtumsatz

Was müsste über die Kasse laufen? Nur Zahlungen mit Bargeld sowie mit Debit- und Kreditkarte. Überweisungen und Lastschriften bleiben außen vor.

Diese Neuregelung ist noch nicht beschlossen.

Unterschiede zwischen offener Ladenkasse und elektronischer Registrierkasse

Thema	Offene Ladenkasse	Elektronische Registrierkasse
Aufzeichnungen	Jeder Vorgang einzeln; Ausnahmen sind möglich	Jeder Vorgang einzeln
Tagesabschluss	Tägliches Auszählen und Kassenbericht	Täglicher Kassenabschluss
TSE	Nicht erforderlich	Ist erforderlich
Belegausgabe nach § 146a AO	Nein	Ja, auf Papier oder elektronisch
Meldung an das Finanzamt	Nein	Ja, innerhalb eines Monats

Offene Ladenkasse: zulässig, aber nicht formlos

Eine offene Ladenkasse ist beispielsweise eine Geldkassette oder Schublade ohne elektronische Aufzeichnung. Der Bargeldbestand muss am Ende jedes Geschäftstages tatsächlich ausgezählt werden. Aus dem Kassenendbestand werden die baren Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt:

Berechnung:	Beispiel:
Kassenendbestand	1.480,00 €
abzüglich (-) Kassenbestand des Vortages	– 300,00 €
abzüglich (-) Bareinlagen (z.B. Privateinlagen, oder Barabhebung vom Geschäftskonto und Einlage in die Kasse)	– 500,00 €
zuzüglich (+) Barentnahmen (z.B. Privatentnahmen, oder Entnahme aus der Kasse zur Einzahlung auf das Geschäftskonto)	+ 1.000,00 €
zuzüglich (+) Barausgaben (z.B. Wareneinkauf gegen Beleg)	+ 120,00 €
= bare Tageseinnahmen	= 1.800,00 €

Für jeden Geschäftstag ist ein eigener Kassenbericht zu erstellen. Ausgaben, Einlagen und Entnahmen sind zu belegen. Mehrere Kassen müssen getrennt geführt werden. Ein Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert.

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Eine Ausnahme kann beim Barverkauf an viele nicht bekannte Personen gelten, wenn ausschließlich eine offene Ladenkasse eingesetzt wird. Bei Dienstleistungen greift diese Erleichterung nur unter engen Voraussetzungen; individuelle oder beratungsintensive Leistungen sind regelmäßig einzeln aufzuzeichnen.

Typische Fehler sind verspätete Kassenberichte, fehlende Belege, nicht dokumentierte Einlagen oder Entnahmen, negative Kassenbestände sowie eine unklare Trennung von Bar- und Kartenzahlungen (EC- und Kreditkartenumsätze gehören nicht in den Kassenbericht als Bareinnahme; sie werden über ein Geldtransit- bzw. Forderungskonto abgebildet). Erhebliche Mängel können zu Hinzuschätzungen führen, d. h. das Finanzamt setzt höhere Umsätze an, als Sie erklärt haben.

Kassenberichte und Belege unterliegen den Aufbewahrungsfristen des § 147 AO.

Elektronische Registrierkasse: TSE, Belege und vollständige Daten

Bei einer elektronischen Kasse muss jeder aufzeichnungspflichtige Vorgang einzeln erfasst werden. Für jeden Geschäftsvorfall ist unmittelbar ein Beleg zu erstellen und anzubieten – auf Papier oder elektronisch, beispielsweise über einen QR-Code. Der Kunde muss ihn nicht mitnehmen.

Die Daten dürfen nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können; das System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein.

Die Kassendaten müssen vollständig gespeichert und über die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) auslesbar sein. PDF-Ausdrucke oder Tageswerte allein genügen nicht. Die Daten unterliegen den Aufbewahrungsfristen des § 147 AO und müssen während dieser Zeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben – auch dann, wenn Sie zwischenzeitlich auf ein anderes Kassensystem umgestellt haben.

Eine Verfahrensdokumentation muss unter anderem Bedienung (inkl. Bedienungsanleitung), Tagesabschluss, Stornierungen, Benutzerrechte, Datensicherung und technische Störungen beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss für jeden noch aufbewahrungspflichtigen Zeitraum vorliegen – nach einem Systemwechsel also auch für das alte System. Bei einem Ausfall sind Zeitraum und Ursache zu dokumentieren, die Geschäftsvorfälle müssen weiterhin ordnungsgemäß festgehalten werden.

Meldung elektronischer Kassen an das Finanzamt

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind über Mein ELSTER oder kompatible Software zu melden. Bei Anschaffung und Außerbetriebnahme gilt eine Frist von einem Monat, innerhalb der Sie die Kasse unaufgefordert melden müssen.

Die Meldung ist für jede Betriebsstätte getrennt und mit allen dort eingesetzten Systemen abzugeben. Auch gemietete, geleaste oder kurzfristig überlassene Kassen können meldepflichtig sein.

Unangekündigte Kassen-Nachschau

Das Finanzamt kann während der Geschäftszeiten ohne Vorankündigung eine Kassen-Nachschau durchführen. Dies gilt für beide Kassenarten. Der Prüfer muss sich ausweisen.

Verlangt werden können insbesondere Kassenberichte, Belege, Verfahrensdokumentation, TSE-Informationen und der DSFinV-K-Export. Bei Beanstandungen kann – nach einem schriftlichen Hinweis – eine Außenprüfung folgen.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Kassenberichte, Aufzeichnungen und Belege prüfen,
Kassenmeldungen und Verfahrensdokumentation kontrollieren,
TSE, Datensicherung und DSFinV-K-Export testen,
das Ablaufdatum des TSE-Zertifikats prüfen,
die Umsatzgrenze von 100.000 Euro beobachten und
eine mögliche Umstellung planen, aber nicht vorschnell investieren.

Geplante Kassenpflicht ab 2028

Nach dem Referentenentwurf sollen Gewerbetreibende, Freiberufler und Land- und Forstwirte mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE verwenden müssen. Eine offene Ladenkasse wäre dann nicht mehr ausreichend. Maßgeblich ist der gesamte Umsatz einschließlich der unbaren Umsätze; über die Kasse zu erfassen wären dagegen nur Bar-, Debit- und Kreditkartenzahlungen. Hinweis: Für die Buchung bleibt es dabei, dass Kartenumsätze keine Bareinnahme sind.

Ab wann die Pflicht gilt

Wird die Umsatzgrenze im Jahr 2027 überschritten, soll die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 gelten. Bei späterer erstmaliger Überschreitung beginnt sie jeweils am 1. April des Folgejahres. Sie endet nach dem Entwurf erst, wenn der Umsatz drei aufeinanderfolgende Jahre unter der Grenze liegt.

Wichtig: Sie müssten den Beginn der Pflicht selbst erkennen – das Finanzamt fordert Sie nicht dazu auf. Wer erst nach 2027 in die Pflicht hineinwächst, muss dies dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach Beginn der Kassenpflicht mitteilen. Die Meldung der Kasse selbst nach § 146a AO bleibt davon unberührt.

Belege

Ab 2028 soll die Belegausgabepflicht durch die Pflicht zur Bereitstellung eines elektronischen Belegs in einem standardisierten Datenformat ersetzt werden – etwa per QR-Code, E-Mail oder über ein Kundenportal. Der Kunde muss den Beleg nicht entgegennehmen, kann aber weiterhin eine Quittung in Papierform verlangen (§ 368 BGB).

Ausnahmen

Ein gleichzeitig vorgelegter Verordnungsentwurf sieht Befreiungen unter anderem für Banken, Versicherungsunternehmen und Unternehmen vor, die ausschließlich über Online-Plattformen anbieten. Zusätzlich soll eine Befreiung in Härtefällen möglich sein, etwa wenn die Umsatzgrenze nur durch ein einmaliges Ereignis überschritten wird.

Bei Verstößen gegen die Kassenpflicht ist ein Bußgeld bis 25.000 Euro vorgesehen.

Wichtig: Das Gesetzgebungsverfahren ist nicht abgeschlossen. Inhalte und Termine können sich ändern.

Wir unterstützen Sie

Sie planen die Einführung einer elektronischen Kasse? Melden Sie sich bitte frühzeitig bei uns, am besten bereits bei der Auswahl des Kassensystems, damit wir die Kasse optimal in Ihre Buchhaltung integrieren können.

Wir prüfen Ihre Kassenführung, unterstützen bei Kassenmeldung und Verfahrensdokumentation und bereiten Ihren Betrieb auf eine Kassen-Nachschau und neue Anforderungen vor.

Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Kassenführung nachvollziehbar, digital anschlussfähig und prüfungssicher organisiert ist.

Alle Angaben ohne Gewähr. Stand August 2026.